[1]¿Qué es compras?
Compras es un proceso en el que participan el solicitante que formula el requerimiento de un bien tanto de patrimonio como un bien para el consumo en el proceso de su actividad dentro de la institución. Además el servicio que solicita la compra, participa la oficina de Compras propiamente dicha, esta oficina de compras recibe el requerimiento, selecciona el proveedor y registra las ofertas, luego selecciona el proveedor y emite la orden de compra.
Las estrategias de compra y aprovisionamiento deben estar basadas en la evaluación de los requerimientos y en las condiciones del mercado.
Importancia del departamento de compras.
Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipos) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.
[2]Objetivos del departamento de compras.
§ Comprar los materiales para los propósitos buscados.
§ Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
§ Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
§ Procurar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.
§ Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
§ Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.
§ Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escasez.
§ Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras.
Factores en la decisión de una compra.
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
La calidad
La funcionalidad
El precio
Gestión de relaciones de proveedores.
Es, básicamente, la preparación de los contratos que definen las principales obligaciones de las partes y determinan el contexto en el cual la relación de negocios se llevará a cabo, los términos afines con el tipo de vínculo contractual deseado, los aspectos legales, el incumplimiento contractual y la solución de disputas.
Una vez firmado el contrato, es importante asegurar su efectivo cumplimiento y administrar acertadamente la relación con los proveedores; entendiendo los temas de gestión del mismo como los roles y responsabilidad de las partes que los suscriban.
[3]Perfil del personal de compras.
La importancia del comprador como generales de utilidades, la imagen que se forma el consumidor por los precios, calidad y variedad en el surtido; el aumento o disminución de gastos por manejo de inventarios; el mercado cambiante y el trato permanente con proveedores; son algunas de las razones por las cuales una organización debe contratar personal de compras.
Proveedores.
Persona o empresa que provee o abastece de todo lo necesario para un fin a grandes grupos, asociaciones, comunidades, etc.
Clasificación de proveedores:
Ø Proveedores Homologados:
Ø Proveedores Autorizados:
Ø Proveedores Estratégicos
Es una de las tareas más importantes de la gestión de compras. Esta area debe tener muy claro que criterios de evaluación va a tener en cuenta para realizar la selección. Previamente al inicio de la búsqueda.
[4]La negociación en compras.
La negociación en compras se puede definir como la relación que establecen dos o más personas de unas empresas un trato con un asunto determinado (adquirir materiales, insumos u otra cosa) con vista a acercar posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todos ellos.
Estilos de negociación.
ü Cada negociación es diferente y exige una aproximación específica.
ü No se puede tratar de utilizar siempre el mismo esquema de negociación.
ü No hay dos proveedores iguales y cada uno de ellos exige un trato determinado.
ü No obstante, se podría hablar de dos estilos básicos de negociación: la negociación inmediata y la negociación progresiva.
Estrategia de negociación en compras.
ü La estrategia de la negociación define la manera en que cada parte trata de conducir la misma con el fin de alcanzar sus objetivos. Se pueden definir dos estrategias típicas:
ü Estrategia de "ganar-ganar", en la que se busca que ambas partes ganen, compartiendo el beneficio.
ü Estrategia de "ganar-perder" en la que cada parte trata de alcanzar el máximo beneficio a costa del oponente.
ü
[5]Relación de compras con las áreas de la organización
La función de compras, que abarca todas las labores necesarias para procurarse materiales, abastecimientos y servicios para la organización, se desarrolla en conjunto con los esfuerzos de la " función " de producción para manufacturar o procesar el producto; con la " función " de ventas de distribuir; y todas las otras " funciones " ejecutando su parte de en el esfuerzo global organizado.
Dirección
La relación con la Dirección general es mediante reportes oportunos de las actividades de compras en lo que se refiere a la totalidad de sus funciones por determinado período de tiempo y los conceptos por grandes rubros. Estos reportes tienen elementos estadísticos de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos lo cual nos permite la evaluación y toma de decisiones para el mejor desarrollo global de la organización.
Producción
Esta es la función del grupo comprometido en la elaboración del producto, sea manufacturarlo, procesarlo o realizar operaciones de refinamiento. La relación cardinal entre compras y producción, es la de que compras procure los materiales necesarios para la producción y de que producción descanse en compras para tal servicio.
Tanto compras como producción comparten una obligación igual y doble hacia la administración: ambas son responsables de los COSTOS. La actuación de producción respecto a los costos, depende en gran medida de la habilidad de compras para obtener el máximo valor por unidad monetaria gastada.
Entre las fricciones más comunes encontramos que las causas son:
- Fallas en el abastecimiento (Producción está a merced de se agente de compras)
- Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga
valor óptimo.
- Aviso insuficiente de producción para que compras asegure entrega u obtenga
valor óptimo.
Las relaciones armoniosas dependen de la confianza mutua y la cooperación entre ambos departamentos, engendradas por el complejo entendimiento de cada uno en cuanto a prerrogativas y objetivos del otro.
Ventas
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital. La función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; el éxito de ese esfuerzo de ventas depende , en función del producto, del precio, cantidad, y confiabilidad de entrega, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia de su departamento compras entre otros.
El precio al que ventas puede ofrecer los bienes o servicios depende, siempre en parte, de los precios pagados por compras por los materiales componentes y, en muchos negocios, esto puede ser un factor determinante al cotizar los precios de venta.
Una fecha de entrega prometida por ventas, en muchos casos, depende de los programas de entrega negociados por compras para los componentes o para las materias primas.
Programación y planeación
Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada como una entidad en la organización, sin embargo se programan y planean las actividades y los objetivos a largo plazo. Dondequiera que esas funciones se efectúen, las relaciones básicas de compras son las siguientes:
A) Cumplir con los programas de abastecimiento o dando razones para solicitar cambios.
B) Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes.
C) Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas.
B) Estar alerta a los desarrollos del mercado y rendir un aviso oportuno de los cambios que puedan influir en los programas y planes.
C) Desarrollar información presupuestada de los abastecimientos de materiales y de los mercados, y programar las entregas.
Almacenes
Es responsabilidad de la función de almacenamiento con ayuda de un buen efectivo sistema de procesamiento de datos para un control de inventarios, solicitar los materiales especificando cantidad necesaria y los requisitos y programas de entrega. Esta responsabilidad debe ser cumplida, sin embargo, la relación se complica por que la necesidad de una eficiente operación de almacenes, de mecanizar el manejo y de sistematizar el control. Estos métodos para aumentar la eficiencia interna en los almacenes frecuentemente chocan contra la flexibilidad y efectividad de las compras, en su persecución de un valor superior en el medio externo.
Ingeniería
La relación entre compras e ingeniería, es de servicio mutuo. Compras sirve a ingeniería procurando los abastecimientos y el equipo solicitados bajo la autoridad de ingeniería, obteniendo las cotizaciones y la asistencia técnica de los proveedores y asistencia en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado y estudios para mejores y más nuevos materiales y equipos.
Ingeniería da una asistencia invaluable a compras en la asesoría de sus especialistas expertos en cuestiones de especificaciones óptimas de un artículo determinado para su aplicación particular y estandarizaciones deseables.
Contabilidad
La relación ideal entre estos es aquella de socios iguales. Compras hace gastos; contabilidad, de acuerdo con el comprobante correcto del proveedor, hace los pagos. Compras requiere de un bolsillo muy profundo para mantener los materiales y abastecimientos fluyendo al negocio; contabilidad debe ver que existan fondos disponibles en cantidad adecuada.
Se dictan normas y políticas en conjunto de :
Relaciones públicas
La función de compras, por razones del amplio e íntimo contacto con todos sus círculos de proveedores, es de una influencia importante en las relaciones públicas de la firma para bien o para mal. Por lo tanto, sus relaciones con este departamento son de un aliado valioso.
[6]Control de la calidad en las compras
Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
a) La calidad del producto;
b) el servicio que da el producto y;
c) el precio que se paga por el producto.
b) el servicio que da el producto y;
c) el precio que se paga por el producto.
LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA
La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las áreas de compra, no puede ser nada más caracterizada como alta o pobre.
Es específicamente la suma de una serie de componentes inherentes al material, estas dimensiones fueron definidas por David Garbín como:
a) la ejecución del producto,
b) los ragos,
c) la confiabilidad,
d) la conformación,
e) durabilidad,
f) nivel de servicio que tiene el producto,
g) la estética y la calidad que se percibe.
b) los ragos,
c) la confiabilidad,
d) la conformación,
e) durabilidad,
f) nivel de servicio que tiene el producto,
g) la estética y la calidad que se percibe.
Las áreas de compras están principalmente preocupados o deben atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabrá justo lo que tiene que entregar. Esta definición de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripción de cada ítem que compre o en cada orden de compra.
EL PAPEL DE LAS ESPECIFICACIONES
Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a tener en el producto final. Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la proximación adecuada. Lo importante es definir para lograr este nivel de calidad deseado, qué función van a tener dentro del producto, debe ser descrita esta función para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que va a tener esta parte y que esta parte material tenga la flexibilidad de aplicación necesaria.
Evidentemente los gerentes de las áreas de compras tienen una responsabilidad muy importante en esta parte, de tratar de hacer las especificaciones no solo una descripción de las características sino describirlas en forma práctica, para qué van a servir y utilizar esto como una herramienta para lograr el valor que se espera del producto.
2. Total de compras/Número de compras
3. Porcentaje de compras rechazadas
5. Inventario/Ventas
6. Costo promedio de Orden de compra
7. Tiempo promedio de entrega de pedidos
8. Número de orden por mes en comparación con el año anterior
[4]gestiopolis.comgestion-de-compras-y-la-relacion-con-los-proveedores-para-la-competitividad-empresarial.htm
[5] orbita.starmedia.com/~unamosapuntes/principal/Compras.htm
Gerencia de operaciones
Se ocupa de la producción de bienes y servicios, todos los días el ser humano entra en contacto con muchos de ellos, los cuales se produces bajo la supervisión de los gerentes de operación.
Si no existiera una administración de operaciones eficiente, tampoco lo haría la sociedad industrializada moderna. Aquella constituye el motor que crea riqueza para la empresa y sostiene a la economía global.
Sacada del libre Administracion de Operaciones del autor roger g. Schroeder
MAPAS CONCEPTUALES
ACTIVIDAD
Para reforzar los temas tratados vamos a solucionar el siguiente crucigrama
HORIZONTALES.
1. ¹ METODOLOGÍA DE MEJORA DE PROCESOS, CENTRADA EN LA REDUCCIÓN DE LA VARIABILIDAD DE LOS MISMOS. ²ESTRATEGIA DE CALIDAD, "CAMBIO PARA MEJORAR" O "MEJORAMIENTO" EN JAPONÉS.
2. ¹LA HAY CORRECTIVA Y PREVENTIVA. ²SOFIA URIBE.
3. ¹PREFIJO SIGNIFICA COMPAÑÍA, COAUTOR DE. ²GRANDE (ABREV). ³PUEDE HACERCE INCREMENTADA Y RADICAL. ⁴BEBIDA MÁS CONSUMIDA EN EL MUNDO.
4. ¹EN (INGLES), EN ESPAÑOL. ²SUELE TRADUCIRSE COMO MERCADEO. ³REENVIAR (ABREV).
5. ¹SERIE DE VEHICULOS AUDI. ²ANA SOL RIVAS. ³REAL ACADEMIA ESPAÑOLA.
6. ¹ UNIVERISIDAD ANTIOQUEÑA. ²HERMANO DE MOISES. ³ACRONIMO DE SISTEMA DE MANUFACTURA QUE PRODUCE DETERMINADO ARTÍCULO SÓLO BAJO PEDIDO (INGLES, INV).
7. ¹COMBUSTIBLE DE BAJA CALIDAD. ²REPRESENTA LA RAZÓN DE SER DE LA EMPRESA. ³ JORNADAS DE ESTUDIANTES INNOVADORES.
8. ¹TIEMPO. ²LA HACHE. ³ PRIMERA VOCAL. ⁴OSCAR GABRIEL LINEROS.
9. ¹ ESTRATEGIA SEGUIDA DE LA ESTRATEGIA DE OPERACIONES. ²COMISION EUROPEA (ABRE, ING) ³YO EN INGLES.
10. ¹ INDICA EL NORTE, HACIA DONDE SE DIRIGE LA ORGANIZACIÓN. ² “ES LA SATISFACCIÓN DEL CLIENTE”.
11. ¹NORMA DE ESTANDARIZACION DE EMPRESAS. ² CREADOR DEL CICLO DE LA CALIDAD. ³ BEISBOLISTA CUBANO.
12. ¹LETRA DE POSESIVO SAJÓN.²LO QUE LA EMPRESA PRODUCE.³FAHRENHEIT.⁴CINCO ROMANO.
13. ¹UNO EN ROMANOS.²PRIMERA VOCAL.³INVENTARIO.
14. ¹ EN LA GERENCIA DE OPERACIONES SE TIENE UN ENFOQUE.
15. ¹ HERRAMIENTA PARA DISTINGUIR UNA ESTRATEGIA DE OTRA (INV.).
VERTICALES.
1. ¹SIRVEN PARA ALCANZAR METAS (INV). ²INDICA EL NORTE, HACIA DONDE SE DIRIGE LA ORGANIZACIÓN.
2. ¹INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TECNICAS Y CERTIFICACION. ²MONEDA ISRAELÍ.³MONOXIDO DE CARBONO.
3. ¹ NOVENTA ROMANOS.²PARTIDO SOCIALISTA.³MARCA DE COMBUSTIBLE PARA AUTOMOVILES.⁴SEGUNDO.
4. ¹HERRAMIENTA DE LA CALIDAD SIX ____.²MAMÁ. ³GUSTAVO IRIARTE.⁴MANTENIMIENTO CONTINUO.
5. ¹ TERCERA Y CUARTA VOCAL. ²AMERICAN STATISTICAL ASSOCIATION. ³APELLIDO DE SCOOBY.⁴ESTEBAN ARTEAGA.
6. ¹ PROCESO SISTEMÁTICO Y CONTINUO PARA EVALUAR COMPARATIVAMENTE LOS PRODUCTOS, SERVICIOS Y PROCESOS DE TRABAJO EN ORGANIZACIONES (INV). ²TEXAS INSTRUMENTS.
7. ¹ NOMBRE DE CHOCOLATES M&___.²NEÓN.³RHODE ISLAND.⁴YO EN INGLES.⁵NOTA MUSICAL⁶SOUTH CAROLINA.
8. ¹PRIMERA VOCAL.²NUEVO TESTAMENTO.³OLGA SANCHEZ.⁴VOCAL REDONDA.⁵INTERNET EXPLORER.⁶”EN” EN INGLES.
9. ¹ORGANIZACION INVESTIGATIVA.²NIQUÉL.³CADENA DE NOTICIEROS.⁴SONY ERICSSON.
10.¹KILOGRAMO.²VICTOR ECHAVARRIA.³CUARTA VOCAL.⁴ERA EN INGLES.⁵LA ERRE.
11.¹PRIMERA VOCAL.²PLATA.³ESTRATEGIA DE PRODUCCIÓN ______ MANUFACTURING.⁴ES LA VIGÉSIMO SEGUNDA LETRA DEL ALFABETO ESPAÑOL.⁵LA E.
12. ¹UNO EN ROMANOS. ² SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO (INV.). ³LA EFE.
13. ¹ ULTIMA LETRA DEL ALFABETO ESPAÑOL. ²INNOVACION EN OCEANO.³MATRIZ DE DEBILIDADES, OPORTUNIDADES, FORTALEZAS Y AMENAZAS.⁴LA I.
14. ¹ATRAVEZ DE ELLAS SE OBTIENEN OBJETIVOS.⁴CUARTA LETRA DEL ALFABETO ESPAÑOL.
15. ¹ NORMA ISO _____.² ECONOMISTA INGLES DE APELLIDO RICARDO.
SOLUCION CRUCIGRAMA
HORIZONTALES
- 1 Sixsigma 2 Kaizen
- 1 Accion 2 Su
- 1 Co 2 G 3 Innovar 4 Te
- 1 In 2 Maketing 3 Rv
- 1 Tt 2 Asr 3 Rae
- 1 Ces 2 Aaron 3 Otm
- 1 Acpm 2 Mision 3 Jei
- 1 T 2 H 3 A 4 Ogl
- 1 Negocio 2 Ec 3 I
- 1 Vision 2 Calidad
- 1 Iso 2 Deming 3 Sosa
- 1 S 2 Bienes 3 F 4 V
- 1 I 2 A 3 I
- 1 Ocimetsis 2 D
- 1 Diferenciacion
VERTICALES
1. 1 tacticas 2 Vision
2. 1 Icontec 2 Nis 3 Co
3. 1 Xc 2 Sp 3 Eso 4 Ii
4. 1 Sigma 2 M 3 Gi 4 Mc
5. 1 Io 2 Asa 3 Ood 4 Ea
6. 1 Benchmarking 2 Ti
7. 1 M 2 Ne 3 Ri 4 I 5 Mi 6 Sc
8. 1 A 2 Nt 3 Os 4 O 5 Ie 6 In
9. 1 Oi 2 Ni 3 Cnn 4 Se
10. 1 K 2 Vn 3 O 4 Age 5 R
11. 1 A 2 Ag 3 Nael 4 S 5 E
12. 1 I 2 R 3 Cis 4 F
13. 1 Z 2 Rojo 3 Dofa 4 I
14. 1 Estrategias 2 D
15. 1 Nuevemil 2 David
POSTEADO POR
Sandra Rodriguez Goez
Liliana Villota
Luisa Osorio
